List motywacyjny pracownika biurowego – darmowy wzór DOCX
W rekrutacji na stanowisko biurowe list motywacyjny jest jednocześnie wizytówką i próbką pracy. Pracodawca zobaczy w nim, jak piszesz, jak porządkujesz informacje i czy potrafisz w kilku akapitach przekazać to, co najważniejsze. Przygotowaliśmy omówienie każdej części listu, zestaw zdań do wykorzystania oraz gotowy przykład pracownicy działu sprzedaży, który pobierzesz jako DOCX.
Za darmo i bez rejestracji. Plik otworzysz w Wordzie, LibreOffice albo Dokumentach Google.
Podgląd (dane przykładowe)
Dotyczy: pracownik biurowy w dziale sprzedaży, nr ref. ADM/07
Szanowni Państwo,
zgłaszam swoją kandydaturę na stanowisko pracownika biurowego w dziale sprzedaży (nr ref. ADM/07), ogłoszone na stronie kariery Państwa firmy. Od pięciu lat pracuję w administracji, z czego od ponad trzech lat w dziale sprzedaży firmy produkcyjnej.
Wśród obowiązków wymieniają Państwo fakturowanie, prowadzenie dokumentacji umów i przygotowywanie raportów. Na co dzień wystawiam i koryguję faktury w systemie ERP – to około trzystu dokumentów miesięcznie – i prowadzę rejestr umów z odbiorcami, pilnując terminów aneksów i odnowień. Co tydzień przygotowuję dla kierownika działu zestawienia sprzedaży z użyciem tabel przestawnych, a w razie potrzeby także analizy dla zarządu.
Dbam o porządek w dokumentacji. W ubiegłym roku zaproponowałam i wprowadziłam skanowanie dokumentów sprzedażowych do systemu, a dla współpracowników opracowałam krótką instrukcję. Dzięki temu znalezienie potrzebnej umowy czy faktury zajmuje teraz chwilę, a archiwum papierowe jest uporządkowane.
Wcześniej pracowałam na recepcji centrum biurowego, gdzie nauczyłam się łączyć obsługę telefonów, korespondencji i gości z bieżącymi zadaniami administracyjnymi. Ukończyłam też kurs z kadr i płac, więc chętnie pomogę w zadaniach związanych z dokumentacją pracowniczą, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Odpowiada mi praca, w której łączy się dokładność przy dokumentach z kontaktem z klientami i współpracownikami z innych działów. Będzie mi miło porozmawiać o szczegółach stanowiska. Mogę rozpocząć pracę od początku przyszłego miesiąca. Dziękuję za poświęcony czas.
Jak zacząć list pracownika biurowego
W pierwszym akapicie podaj nazwę stanowiska, dział i źródło ogłoszenia, a od razu potem jednym zdaniem przedstaw swoje doświadczenie: ile lat pracujesz w biurze i czym się w nim zajmujesz. Rekruter, który prowadzi kilka rekrutacji naraz, od razu będzie wiedział, której dotyczy Twoja kandydatura.
Jeżeli w ogłoszeniu podano numer referencyjny, przepisz go w temacie wiadomości i w pierwszym zdaniu. W firmach, które zatrudniają kilka osób do administracji jednocześnie, to bardzo ułatwia pracę działu kadr.
Co podkreślić w liście na stanowisko biurowe
Pracodawca szuka osoby rzetelnej, samodzielnej i dobrze zorganizowanej. Te cechy łatwo zadeklarować, ale trudniej udowodnić, dlatego zamiast nich opisz sytuacje: jak prowadzisz rejestr umów i pilnujesz terminów, jak wprowadziłeś nowy sposób archiwizacji, jak radzisz sobie, gdy w jednym dniu trzeba wystawić faktury, odebrać kilkadziesiąt telefonów i przygotować salę na spotkanie zarządu.
Druga rzecz to narzędzia. Napisz, w jakich systemach pracujesz i jak sprawnie posługujesz się arkuszem kalkulacyjnym, najlepiej na przykładzie konkretnego zestawienia lub raportu. Jeśli wiesz, z jakiego systemu korzysta firma, a znasz podobny, wspomnij o tym – nowy pracownik, który szybko wdroży się w program, to dla pracodawcy realna oszczędność czasu.
Trzecia – kontakt z ludźmi. W biurze odbierasz telefony od klientów, przekazujesz informacje między działami, czasem przyjmujesz gości. Spokój i uprzejmość w takich sytuacjach są ważne, więc dobrze, jeśli pokażesz je w jednym przykładzie.
Jak odnieść się do obowiązków z ogłoszenia
Ogłoszenia na stanowiska biurowe zwykle wymieniają obowiązki w punktach. Wybierz trzy najważniejsze i do każdego dopisz, gdzie i jak wykonywałeś podobne zadania. Jeśli ogłoszenie wymienia zadanie, którego jeszcze nie robiłeś, na przykład przygotowywanie dokumentów kadrowych, napisz, co już o nim wiesz albo jaki kurs ukończyłeś.
Unikaj przepisywania listy obowiązków z oferty słowo w słowo. Rekruter zna jej treść i szuka w liście dowodów, a nie powtórzenia.
Zwróć uwagę na charakter firmy. Biuro w biurze rachunkowym, w firmie budowlanej i w szkole językowej działa zupełnie inaczej: w pierwszym liczy się praca z terminami i dokumentami księgowymi, w drugim kontakt z podwykonawcami i dokumentacja budowy, w trzecim obsługa kursantów i grafików zajęć. Jedno zdanie pokazujące, że rozumiesz specyfikę miejsca, wyróżni Twój list spośród ogólnych zgłoszeń.
Zakończenie i najczęstsze błędy
W zakończeniu podziękuj za uwagę, zaproponuj rozmowę i napisz, od kiedy możesz rozpocząć pracę. Jeśli ogłoszenie wymaga klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych, dodaj ją pod listem w brzmieniu podanym przez pracodawcę.
Najczęstsze błędy to literówki, błędna nazwa firmy, zbyt ogólny tekst pasujący do każdego biura i nadmiernie urzędowy styl z wieloma formułami grzecznościowymi. Pamiętaj, że list ma być uprzejmy, ale przede wszystkim czytelny. Przed wysłaniem zapisz go jako PDF z nazwą zawierającą Twoje imię i nazwisko.
Przykładowe zdania do listu
Na początek
- Zgłaszam swoją kandydaturę na stanowisko pracownika biurowego w dziale sprzedaży, ogłoszone na stronie kariery Państwa firmy.
- Od pięciu lat pracuję w administracji biurowej i z zainteresowaniem przeczytałam Państwa ogłoszenie dotyczące pracy w sekretariacie.
- Jestem absolwentką administracji po stażu w urzędzie i chciałabym rozpocząć pracę w biurze Państwa firmy.
W treści
- W obecnej pracy wystawiam faktury w systemie ERP i prowadzę rejestr umów z odbiorcami, pilnując terminów ich odnowienia.
- Co tydzień przygotowuję zestawienia sprzedaży z użyciem tabel przestawnych dla kierownika działu.
- Wprowadziłam w dziale skanowanie dokumentów do systemu i przygotowałam instrukcję dla współpracowników.
- Na recepcji nauczyłam się łączyć wiele zadań naraz i zachowywać spokój w kontakcie z klientami.
- Ukończyłam kurs z kadr i płac, dlatego zadania związane z dokumentacją pracowniczą nie są mi obce.
- Pracowałam w podobnym systemie do tego, z którego korzystają Państwo, więc wdrożenie nie zajmie mi dużo czasu.
Na zakończenie
- Chętnie spotkam się na rozmowie i opowiem więcej o swoim doświadczeniu.
- Mogę rozpocząć pracę od początku przyszłego miesiąca.
- Dziękuję za poświęcony czas i pozostaję do dyspozycji pod podanym numerem telefonu.
Wklejasz ogłoszenie, a my układamy CV pracownika biurowego pod jego wymagania i słowa kluczowe, z raportem dopasowania. Wolisz najpierw sprawdzić swoje CV? Skorzystaj z darmowego skanera.
Najczęstsze pytania
Jak długi powinien być list motywacyjny na stanowisko biurowe?
Wystarczy jedna strona, czyli około 200–300 słów w trzech lub czterech akapitach. Krótki, uporządkowany list pokazuje dokładnie te umiejętności, których pracodawca szuka u pracownika biurowego.
Czy w liście na stanowisko biurowe pisać o umiejętnościach komputerowych?
Tak, ale w kontekście zadań, na przykład że przygotowujesz zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym lub wystawiasz faktury w systemie ERP. Pełną listę narzędzi zostaw w CV.
Jak napisać list, jeśli wracam do pracy biurowej po przerwie?
Krótko wyjaśnij przerwę, bez wchodzenia w szczegóły prywatne, i pokaż, że jesteś na bieżąco, na przykład dzięki kursom lub pracy dorywczej. Następnie skup się na doświadczeniu, które dobrze pasuje do ogłoszenia.
Czy list motywacyjny do biura może być wysłany w treści maila?
Może, jeśli ogłoszenie nie określa formy załączników. Bezpieczniej jest jednak dołączyć list jako PDF, a w treści maila napisać dwa, trzy zdania z nazwą stanowiska i informacją o załącznikach.